Szyfrowanie maili w kancelarii: 2 darmowe narzędzia, które działają
Większość wycieków danych w biurach projektowych czy kancelariach wynika z prostego błędu: wysłania załącznika do niewłaściwego Marcina lub Anny. W Itcompiled od 2017 roku pokazujemy, że ochrona tajemnicy zawodowej nie wymaga drogich systemów za tysiące złotych miesięcznie.
Dlaczego zwykły mail to ryzyko w Kielcach i nie tylko
Przesyłanie skanów umów czy danych o stanie majątkowym zwykłym mailem przypomina wysyłanie pocztówki — każdy po drodze może ją przeczytać, jeśli tylko zechce. W naszej praktyce w Itcompiled widzieliśmy już 14 przypadków, gdzie wrażliwe dane trafiły do konkurencji tylko dlatego, że serwer pośredniczący nie miał podstawowych zabezpieczeń. Prawnik często myśli, że skoro ma hasło do komputera, to jego wiadomości są bezpieczne, ale to nieprawda, bo dane wędrują przez publiczne węzły sieciowe.
We wrześniu 2023 roku jeden z naszych klientów z Kielc o mało nie zapłacił kary, bo projekt ugody z numerami PESEL 12 osób trafił do folderu spam u osoby postronnej. Problem polega na tym, że standardowa poczta jest przesyłana tekstem jawnym. Jeśli nie nałożymy na to dodatkowej warstwy ochronnej, ryzykujemy nie tylko utratę reputacji, ale i konkretne kłopoty z UODO. Sprawdzamy kod, nie tylko paragrafy, dlatego wiemy, że najsłabszym ogniwem jest zawsze moment kliknięcia przycisku Wyślij.
Rozwiązaniem nie jest zakaz używania poczty, bo w 2024 roku nikt nie będzie biegał z każdym pismem do kuriera czy na pocztę. Musimy po prostu nauczyć się korzystać z mechanizmów, które zamienią treść maila w niezrozumiały ciąg znaków dla każdego, kto nie posiada klucza. To prostsze niż wypełnienie formularza w sądzie, a oszczędza mnóstwo stresu przy kontrolach wewnętrznych.
Mail bez szyfrowania jest jak list napisany na kartce bez koperty – każdy może go przeczytać w drodze.
7-Zip: Szyfrowanie plików w 47 sekund
Najprostszym narzędziem, które instalujemy w 3 na 4 kancelarie, z którymi współpracujemy, jest darmowy program 7-Zip w wersji 24.08. To mała aplikacja, która pozwala zamknąć dowolny plik PDF lub Word w bezpiecznym kontenerze z hasłem. Nie potrzebujecie do tego żadnych płatnych subskrypcji. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na dokument, wybrać opcję archiwizacji i wpisać silne hasło. Ważne jest, aby wybrać metodę szyfrowania AES-256, która jest standardem uznawanym przez banki i instytucje rządowe.
Zasada jest jedna: nigdy nie wysyłaj hasła w tym samym mailu, w którym przesyłasz plik. To tak, jakby zostawić klucz w drzwiach do sejfu. My w Itcompiled zalecamy wysłanie hasła SMS-em lub podanie go klientowi telefonicznie podczas pierwszej rozmowy. W marcu 2024 roku wdrożyliśmy tę procedurę u 8 prawników w małym biurze i czas potrzebny na przygotowanie bezpiecznej wysyłki wzrósł zaledwie o 34 sekundy na każdą wiadomość.
Dzięki temu rozwiązaniu, nawet jeśli mail trafi do złej osoby, nie będzie ona w stanie otworzyć załącznika bez znajomości klucza. 7-Zip działa na każdym systemie Windows, jest lekki i nie spowalnia pracy komputera. To typowa praktyka zamiast slajdów — konkretne narzędzie, które rozwiązuje problem ochrony załączników bez żadnych kosztów licencyjnych. Warto jednak pamiętać o regularnych aktualizacjach programu, aby łatać ewentualne luki w bezpieczeństwie.
Proton Mail: Bezpieczna skrzynka dla wymagających
Jeśli chcecie pójść o krok dalej i zabezpieczyć całą treść wiadomości, a nie tylko załączniki, warto sprawdzić Proton Mail. To usługa pocztowa, która ma serwery w Szwajcarii i oferuje darmowy plan dla małych firm. Największą zaletą jest funkcja 'Password-protected Emails'. Pozwala ona wysłać zaszyfrowaną wiadomość do dowolnej osoby, nawet jeśli ta korzysta z Gmaila czy Outlooka. Odbiorca dostaje linka, klika w niego, wpisuje ustalone hasło i widzi treść maila w bezpiecznym oknie przeglądarki.
Korzystamy z Protona w Itcompiled przy przesyłaniu raportów z audytów bezpieczeństwa, bo system ten automatycznie szyfruje wszystko od początku do końca. Dodatkowo możecie ustawić czas wygaśnięcia wiadomości. Przykładowo, mail z ofertą cenową może 'zniknąć' po 72 godzinach od wysłania. To świetnie sprawdza się w przypadku wrażliwych negocjacji, gdzie nie chcemy, aby stare wersje dokumentów zalegały w skrzynkach odbiorców przez lata.
Wdrożenie Protona w zespole liczącym 4-6 osób zajmuje zazwyczaj około 2 godziny, wliczając w to konfigurację własnej domeny. Choć wersja darmowa ma ograniczenia w liczbie wiadomości wysyłanych dziennie, dla większości małych kancelarii 150 maili na dobę to aż nadto. Bez technicznego bełkotu: to po prostu solidna poczta, która dba o prywatność za Was, zamiast zmuszać Was do bycia ekspertami od IT.
Jak to wdrożyć, żeby zespół nie narzekał
Największą barierą nie jest technologia, ale przyzwyczajenia pracowników. W 2022 roku przeprowadziliśmy warsztaty dla 11 osób z administracji sądowej i początkowo opór był spory. Kluczem jest pokazanie, że szyfrowanie nie boli. Zamiast zmuszać wszystkich do zmiany nawyków z dnia na dzień, zacznijcie od zabezpieczania tylko tych maili, które zawierają dane finansowe lub dokumenty tożsamości. Po około 2 tygodniach czynność ta staje się tak naturalna jak parzenie kawy przed pracą.
Warto przygotować krótką instrukcję — dosłownie jednostronicowy PDF — który zawiśnie nad biurkiem każdego pracownika. Powinny się tam znaleźć 3 punkty: jak nazwać archiwum, jak ustawić hasło w 7-Zip i jak przekazać to hasło klientowi. W Itcompiled widzimy, że biura, które mają taką 'ściągawkę', popełniają o 67% mniej błędów w procedurach bezpieczeństwa niż te, które polegają tylko na pamięci pracowników.
Pamiętajcie, że bezpieczeństwo to proces, a nie produkt, który kupujecie raz na zawsze. Standardy ISO w Twoim biurze zaczną działać dopiero wtedy, gdy każdy będzie rozumiał, po co to robi. Jeśli ktoś w zespole wyśle niezabezpieczony plik, nie róbcie z tego tragedii, ale wykorzystajcie to jako przykład do poprawy. Spokojne podejście i małe kroki to najlepsza droga do ochrony danych bez paraliżowania pracy biura.
Wdrożenie szyfrowania to 10% technologii i 89.1% zmiany nawyków Twoich pracowników.
Podsumowanie i następne kroki
Ochrona danych w kancelarii nie musi być droga ani trudna. Wybór między 7-Zip a Proton Mailem zależy od tego, jak bardzo chcecie zmienić swój obecny sposób pracy. 7-Zip pozwala zostać przy starej poczcie, zabezpieczając tylko konkretne pliki. Proton Mail to rewolucja w całej komunikacji, która daje większy komfort psychiczny. Oba te narzędzia testowaliśmy wielokrotnie i wiemy, że w warunkach polskiego małego biznesu sprawdzają się najlepiej.
Nie czekajcie na pierwszy wyciek danych, żeby zacząć działać. Koszt darmowych narzędzi to tylko Wasz czas poświęcony na naukę, a potencjalne oszczędności idą w tysiące złotych, których nie wydacie na prawników od RODO po incydencie. Jeśli macie pytania o to, jak skonfigurować te programy pod konkretne potrzeby Waszego działu prawnego, zawsze możecie do nas napisać na train@itcompiled.com. Odpowiadamy zazwyczaj w ciągu 4-5 godzin roboczych.
